Cách đọc email và thông báo thương mại trong TOEIC
Cách đọc nhanh email, thông báo, quảng cáo và thư trong Part 6, 7: cấu trúc điển hình, thông tin cần tìm, từ vựng thường gặp và ví dụ phân tích.
Nhiều văn bản trong Part 6 và Part 7 là email, thông báo, thư, quảng cáo và bài báo thương mại. Các văn bản này có cấu trúc khá quen thuộc, nên nếu biết thông tin nằm ở đâu, bạn đọc nhanh hơn nhiều mà vẫn không bỏ sót chi tiết. Bài viết này giới thiệu cấu trúc điển hình và cách đọc từng loại.
Cấu trúc của một email thương mại
- Đầu thư (header): người gửi (From), người nhận (To), ngày (Date), chủ đề (Subject). Chủ đề thường cho biết mục đích ngay.
- Lời chào và câu mở: giới thiệu lý do viết thư (I am writing to ..., Thank you for ...).
- Thân thư: thông tin chính, thường theo thứ tự từ chính đến phụ; có thể có yêu cầu, thời hạn, chi tiết kỹ thuật.
- Câu kết: yêu cầu hành động (Please reply by ..., Let me know if ...).
- Chữ ký: tên, chức vụ, bộ phận. Thông tin này giúp trả lời câu hỏi về nghề nghiệp, vị trí của người viết.
Ví dụ phân tích một email ngắn
Giả sử email: “Subject: Change of meeting time. Dear team, I am writing to let you know that Thursday’s budget meeting has been moved from 10 a.m. to 2 p.m. because the conference room is being repainted. Please confirm your attendance by Wednesday. Best regards, Karen Wu, Finance Manager.”
| Câu hỏi có thể gặp | Đáp án | Tìm ở đâu |
|---|---|---|
| Why was the email sent? | To announce a change of meeting time | Subject và câu mở |
| Why was the meeting moved? | The room is being repainted | Sau “because” |
| What are recipients asked to do? | Confirm attendance by Wednesday | Câu cuối thân thư |
| Who most likely is Karen Wu? | A manager in the finance department | Chữ ký |
Thông báo (notice, announcement, memo)
Thông báo ngắn gọn, thường chứa: chuyện gì sẽ xảy ra, khi nào, ở đâu, ai bị ảnh hưởng, người đọc cần làm gì và liên hệ ai. Tìm các thông tin này theo thứ tự trên. Với memo nội bộ, chú ý các dòng To, From, Date, Subject.
- Chú ý từ chỉ thay đổi: postponed, rescheduled, canceled, effective from, starting next month.
- Chú ý điều kiện và ngoại lệ: unless, except, only if, for members only.
- Chú ý hạn chót: by, no later than, before, within 30 days.
Quảng cáo và thông báo tuyển dụng
Quảng cáo nêu sản phẩm, lợi ích, ưu đãi và cách liên hệ. Câu hỏi thường về điều kiện áp dụng hoặc thông tin không có trong quảng cáo (dạng NOT). Với thông báo tuyển dụng, tìm vị trí, trách nhiệm (responsibilities), yêu cầu (qualifications, requirements), cách nộp hồ sơ và hạn nộp. Cẩn thận phân biệt điều “bắt buộc” (required) với điều “ưu tiên” (preferred).
Thư thương mại: các tình huống thường gặp
- Thư hỏi thông tin hoặc báo giá (inquiry, quotation).
- Thư xác nhận đơn hàng, hóa đơn, thanh toán (confirmation, invoice, payment).
- Thư phàn nàn và xin lỗi (complaint, apologize, refund, replacement).
- Thư mời họp, mời sự kiện và phản hồi (invitation, RSVP, attend).
- Thư thông báo thay đổi chính sách, lịch, địa điểm.
Với mỗi loại, hãy tự hỏi: ai viết, viết cho ai, muốn đạt điều gì, và người nhận cần làm gì tiếp theo. Bốn câu hỏi này giúp bạn bao quát nhiều dạng câu hỏi Part 7.
Từ vựng và cụm hay gặp
| Cụm | Nghĩa | Ví dụ |
|---|---|---|
| attach / enclosed | đính kèm | Please find the report attached. |
| inquire about | hỏi thăm, yêu cầu thông tin | I am writing to inquire about your services. |
| at your earliest convenience | khi thuận tiện nhất cho bạn | Please respond at your earliest convenience. |
| be scheduled for | được lên lịch vào | The review is scheduled for Monday. |
| in accordance with | phù hợp với, theo | The fee is calculated in accordance with our policy. |
| reimbursement | khoản hoàn trả | Submit receipts to receive reimbursement. |
Luyện tập hằng ngày
- Mỗi ngày đọc một email hoặc thông báo ngắn bằng tiếng Anh, tự trả lời bốn câu hỏi ở trên.
- Ghi lại cụm từ lặp lại giữa các văn bản; đó là vốn từ có xác suất xuất hiện trong đề.
- Bấm giờ khi tìm đáp án để luyện scan, rồi dần rút ngắn thời gian.
- Sau khi làm đề, xem lại câu sai để biết bạn đọc sót thông tin ở đâu: tiêu đề, điều kiện hay hạn chót.
Luyện tập ngay
Áp dụng điều vừa đọc bằng cách làm bài. Một số phần cần đăng nhập tài khoản miễn phí.
Đọc tiếp
- Chiến lược Part 7 TOEIC: skim, scan và câu hỏi đa văn bản
Cách làm Part 7 (54 câu đọc hiểu): đọc câu hỏi trước, kỹ năng skim và scan, xử lý câu hỏi suy luận, câu chèn câu và các nhóm hai, ba văn bản.
- Từ nối và liên từ hay gặp ở Part 6, 7 TOEIC
Tổng hợp từ nối và liên từ thường gặp trong TOEIC theo chức năng: đối lập, nguyên nhân, kết quả, bổ sung, thời gian, kèm ví dụ và cách tránh nhầm giới từ.
- Cách học từ vựng TOEIC: ngữ cảnh và lặp lại ngắt quãng
Phương pháp học từ vựng TOEIC bền vững: học theo ngữ cảnh công sở, lặp lại ngắt quãng (hộp Leitner), ghi chú collocation và cách ôn trên trang /vocab/.